La maîtrise de la qualité et le respect des exigences environnementales sont devenus des enjeux majeurs du secteur du Bâtiment et des Travaux Publics (BTP), tant pour la pérennité des ouvrages et de la conformité réglementaire que pour la réputation des entreprises. Malgré des process bien établis et des contrôles rigoureux, des Non-Conformités peuvent survenir aux différentes étapes d’un chantier : défaut d’exécution, matériaux non conformes, rejets polluants… Dans un contexte où les exigences normatives et contractuelles sont de plus en plus strictes, la Gestion des Non-Conformités s’inscrit dorénavant comme une démarche essentielle d’amélioration continue.
Un suivi des Non-Conformités chronophage et laborieux
La Direction Qualité et Environnement d’un grand groupe français du BTP a contacté BlueKanGo pour digitaliser sa Gestion des Non-Conformités. Ils ont mis en place un process rigoureux des non-conformités sur le terrain demandant un circuit de validation successif à chaque étape du suivi et du traitement des actions engagées. L’objectif est de pouvoir suivre, tracer et mesurer l’efficacité de l’ensemble de la démarche de gestion des non-conformités.
Toutefois, leur outil, créé en interne, n’était pas adapté à une telle complexité et ne tenait pas compte des spécificités métier et régionales du groupe. En effet, chacune des régions gère une soixantaine de chantiers et constate environ 20 non-conformités chaque mois. Les Chargés de missions QHSE passaient beaucoup de temps à vérifier, relancer et suivre chacun des responsables d’actions pour s’assurer du traitement des Non-Conformités.
Le besoin se portait donc sur un outil modulable et avec des workflows solides pour s’adapter aux spécificités de chaque région et de chaque chantier, tout en collectant des données fiables pouvant être traitées au niveau Groupe.
Comment BlueKanGo a répondu à ce besoin ?
Les ingénieurs QHSE de BlueKanGo ont réalisé plusieurs rendez-vous avec la Direction Qualité et Environnement du Constructeur BTP pour leur proposer une solution personnalisée. Celle-ci se base sur plusieurs modules pré-packagés : les Fiches d’identité Chantier, les Fiches de Non-conformité, l’Analyse des causes et les Fiches action. Toutes sont liées les unes aux autres pour éviter les ressaisies. Ces formulaires sont adaptés spécifiquement pour répondre à leur demande :
- Les Fiches chantiers sont connectées directement à leur ERP pour collecter automatiquement les informations des chantiers. Une fiche est alors ouverte à chaque nouveau chantier et clôturée une fois celui-ci terminé ;
- La Fiche de Non-conformité est commune au groupe et elle est organisée pour s’adapter aux spécificités régionales mais aussi aux chantiers ;
- Les documents de la GED (Gestion Electronique Documentaire), par exemple les cahiers des charges, peuvent être attachés à des non-conformités permettant d’y accéder rapidement ;
- Les données des analyses des causes et des actions sont reprises dans les Fiches de non-conformités. Celles-ci sont éditées et envoyées automatiquement aux parties prenantes dans un modèle de document commun, personnalisé aux couleurs du chantier ;
- Un accès restreint à la plateforme BlueKanGo est donné aux parties prenantes leur permettant de valider et de suivre les différentes étapes.
De plus, un circuit de validation en cascade est élaboré afin de respecter le process actuel du Groupe, en tenant compte des acteurs spécifiques aux régions et chantiers. Toute modification est tracée. La e-signature est proposée en interne tandis que les parties prenantes sont soumises à une validation finale par signature électronique via leur prestataire habituel.
Quels sont les bénéfices sur le terrain ?
La remontée d’information
Dès qu’une Non-Conformité est constatée, elle est saisie avec son analyse des causes directement sur la plateforme BlueKanGo, via une tablette ou un smartphone. Grâce au workflow associé, elle est directement envoyée aux différents acteurs concernés dont le Maître d’Œuvre et le Chargé Qualité et Environnement. Des allers-retours entre les décisionnaires peuvent avoir lieu si nécessaire, jusqu’à la validation collégiale du choix des traitements et actions.
Le suivi des actions
Les responsables d’actions sont aussitôt alertés par mail et / ou directement sur la plateforme. Ils sont relancés au besoin, suivant le délai défini en amont. Une fois leurs tâches réalisées, le chargé de travaux et le Maître d’Œuvre sont avertis pour co-constater sur le terrain leur conformité. Des éléments de preuve sont joints pour la traçabilité.
Dès que l’ensemble des actions a été résolu et vérifié, le Chargé Qualité et Environnement est alerté pour clôturer la Fiche de Non-Conformité. Un PDF synthétique de cette fiche est alors envoyé en signature électronique au client.
Le reporting
Les Chargés Qualité et Environnement peuvent filtrer les saisies, par exemple selon le chantier ou le type de non-conformités pour analyser les récurrences. Elles peuvent être visualisées graphiquement dans le tableau de bord. Ces données peuvent être extraites pour animer les réunions Qualité ou pour être consolidées au sein des Power BI du Groupe BTP.
En bref, qu’est-ce-que ça change ?
Grâce au workflow, la réalisation du process gagne en fluidité. Les Chargés de Qualité et Environnement gagnent un temps précieux dans le suivi et la mise à jour des fiches ainsi que la relance des différents responsables d’actions. Ils peuvent ainsi se concentrer sur des tâches à plus grande valeur ajoutée.
Les courtes mises à jour régulières de l’outil numérique garantissent une continuité d’activité. Les modifications sont archivées et la gestion des preuves est assurée.
La consolidation des données et la communication des résultats sont facilitées. Les tableaux de bord sont mis à jour en temps réel permettant la réactivité des équipes sur le terrain. De son côté, la Direction Qualité et Environnement du Groupe s’appuie sur une vision éclairée des coûts et conséquences pour prendre ses décisions stratégiques.
Et après, qu’est-ce qu’on fait ?
Dans un second temps, le groupe BTP souhaite digitaliser sa Gestion des réserves émises à la suite
d’un chantier. BlueKanGo analysera avec eux leur besoin pour créer un module sur-mesure, répondant à leurs besoins.
Certifiés ISO 9001 et ISO 14001, ils trouveront également un intérêt dans les référentiels d’autoévaluation de BlueKanGo afin de préparer au mieux leurs audits ISO.
