Mettre en place une GMAO au sein des établissements de santé

Quelles sont les difficultés rencontrées par les établissements de santé ?

Avec les soins à prodiguer tout au long de la journée, il est parfois difficile pour les professionnels de santé de trouver le temps de s’occuper de la gestion des équipements et du matériel, ne serait-ce que pour signaler une avarie ou un manquant.

Le besoin des établissements est double :

pouvoir déclarer et suivre les demandes d’interventions sur les équipements,
disposer d’un système préventif, pour optimiser la gestion du parc : référencement du matériel, liste des locaux, pilotage des coûts, gestion des stocks, demandes de prestations…

Ces déploiements en interne demandent du temps, ainsi qu’une certaine maturité de la part de l’organisation.

Il s’agit également d’assurer le suivi contractuel et opérationnel des partenaires et des fournisseurs, notamment via la gestion des contrats et des maintenances.

BlueKanGo s’est ainsi penché sur la plupart de ces problématiques pour déployer de nouvelles applications adaptées aux établissements de santé.

Quelles sont les solutions apportées par BlueKanGo ?

Maintenance curative : les tickets

BlueKango a commencé par déployer un système de maintenance curative à destination des établissements de santé, via des “tickets” : cette application permet aux équipes de formuler numériquement leurs demandes concernant les équipements et le matériel, et d’en suivre directement le traitement sur la plateforme.

Ces tickets ont pour objectif de faciliter la formulation des demandes, ainsi que leur prise en charge.

Mise en place d’une gestion préventive

Pour aller plus loin, d’autres applications ont été mises en place pour la partie préventive. Cette démarche nécessite néanmoins quelques pré-requis de la part de l’établissement, comme le référencement de l’ensemble du matériel à suivre, ainsi que des locaux.

Ainsi, pour chaque équipement, il est possible :

d’accéder à l’historique de l’ensemble des interventions réalisées (opérations de maintenance en interne, ou contrôles périodiques confiés à des organismes externes) ;
de générer des alertes automatiques (à l’arrivée à échéance d’une maintenance, ou d’un contrat fournisseur) ;
de piloter les coûts (liés aux maintenances et aux contrats avec les fournisseurs) ;
de gérer les stocks associés.

Concernant les contrôles périodiques, il est possible de réaliser un regroupement des équipements par secteur (pour les extincteurs, les ascenseurs, etc.), afin d’éviter d’avoir à suivre individuellement le cycle de vie de chaque numéro de série !

Les véhicules en parc (en pool ou de fonction) peuvent également entrer dans ce dispositif de suivi.

D’autres applications utiles à la GMAO

Plusieurs autres applications ont été déployées par BlueKanGo dans le cadre de la GMAO.

L’une d’entre elles permet de tracer la déclaration et le traitement des demandes de prestation en interne, par exemple pour les demandes de travaux de peinture, de prestations espaces verts, ou encore les potentiels déménagements de services.

En ce qui concerne les applications dédiées au suivi des partenaires et des fournisseurs, BlueKanGo a mis en place un formulaire d’évaluation périodique, et un autre pour la gestion des non-conformités. Ce module permet ainsi de piloter la relation avec tout type de fournisseur, selon une catégorisation qui est personnalisable (type de fournisseur, type de service interne concerné, domaine d’activité du prestataire, etc.)

Pour la gestion des trousseaux de clé en interne, des formulaires numérisés permettent d’identifier la répartition des passes, afin de suivre les mouvements associés.

Enfin, d’autres applications ont également été déployées pour faciliter la gestion des compétences au sein des équipes (voir le module sur l’accueil des nouveaux arrivants dans la Santé). Sur la base des formulaires renseignés, par exemple, par les Ressources Humaines, ou encore par le Responsable du Service technique, des matrices de compétences permettent de visualiser rapidement la répartition des compétences opérationnelles sur chaque activité technique.

Conclusion

Ainsi, l’outil BlueKanGo permet d’optimiser la gestion des équipements et du matériel au sein des établissements de santé.

Il peut être pertinent de commencer par déployer un système de maintenance curative, avant de se lancer sur la partie préventive, de façon à ce que les équipes soient le mieux préparées possible.