Digitalisation des audits

Groupama Paris Val de Loire accorde une importance primordiale à la prévention des risques, notamment dans les domaines de la sécurité incendie et de la protection contre le vol. Pour améliorer l’efficacité de ses interventions et optimiser le suivi de ses actions, l’assureur a choisi d’adopter BlueKanGo. Cette transition a permis de réaliser des gains significatifs, avec près de 50% de temps économisé sur la gestion, le suivi et le pilotage des activités préventives.

Nous gagnons vraiment en temps et en efficacité puisque tout est centralisé, tout est à jour et tout le monde y a accès.

Jérôme TOCQUES

Responsable Prévention

TÉMOIGNAGE CLIENT : GROUPAMA PARIS VAL-DE-LOIRE

Est ce que vous pouvez nous préciser l’organisation de vos activités ?

Groupama est un Assureur-Préventeur, c’est-à-dire que nous avons des compétences et des équipes en prévention, au sein même de l’entreprise. Nous avons une équipe de 13 personnes amenées à faire des audits et de l’accompagnement prévention auprès de nos différents clients. Très focalisés sur le vol et l’incendie, nous les accompagnons pour éviter les sinistres, en faisant en sorte de bien identifier les risques, de bien les comprendre afin de les maîtriser. Nous nous appuyons également sur un réseau de partenaires pouvant proposer des outils ou des services à nos clients sociétaires.

Qu’est ce qui a motivé le passage à une plateforme digitale ?

Il y a quelques années, quand je suis arrivé à ce poste, l’organisation de la prise en charge de ces missions et du suivi, se faisait avec des outils bureautiques (word, excel). Or nous atteignons vite les limites de ce type de fonctionnalités, dès que l’on veut faire du pilotage, de l’anticipation et avoir un suivi avec des relances, par rapport aux échéances qui peuvent être demandées contractuellement et/ou par rapport à des contrats d’assurance. De plus, La pluralité des parties prenantes engendre un volume important d’échanges, de fichiers, de mails qui peuvent rendre difficile la prise de hauteur et la vision d’ensemble sur les dossiers. 

Qu’avez-vous mis en place avec BlueKanGo pour y remédier ?

Nous avons dématérialisé beaucoup de tâches pour tout centraliser sur un outil. Pour mon équipe, aujourd’hui, les audits terrain peuvent se faire sur des trames d’audits dynamiques digitalisés sur tablette directement. Nous gagnons du temps par rapport à un mode autre, de papier ou de rédaction bureautique. Plus rapide et ergonomique, les audits vont tout de suite être générés par le système et vont pouvoir être transmis aux différentes parties de l’entreprise qui ont besoin de ses informations pour finaliser des contrats. Si l’on a des actions planifiées, dans un temps défini, le système va venir nous alerter à ces dates là.

Nous fonctionnons de la même façon pour nos partenaires, pour avoir une vue vraiment complète et suivre au jour le jour leurs interventions. Dès que l’un de nos sociétaires a besoin de leur service, nous formalisons cette demande et nous sommes informés de toute l’évolution (documents, rapports) en temps réel. Il y a donc beaucoup moins d’échanges, de coups de fils, de mails, car tout est centralisé. 

Comment s’est réalisée l’appropriation des outils par les équipes ?

Quand on fait les visites terrains et que l’on a dans les mains à la fois, des documents, le stylo, le crayon, le téléphone et que tout cela est ramené à un seul support, une tablette sur laquelle on fait tout, c’est tout de suite plus simple. Nous accédons à nos rapports, on prend des photos, on peut écrire, on peut montrer des documents, enfin tout est ramené à un objet, c’est quand même beaucoup plus confortable et pratique. L’adhésion se fait donc assez facilement. Collectivement on gagne vraiment en temps et en efficacité puisque tout est centralisé, tout est à jour et tout le monde y a accès.