Quelles étaient les difficultés rencontrées ?
L’établissement utilisait déjà un logiciel de gestion de la Qualité depuis 2004, pour répondre aux exigences de la norme HAS, dédiée à la certification des structures de santé. Cependant, les fonctionnalités du logiciel arrivaient à échéance, tandis que le management de la Qualité, s’était largement développé en interne au cours de ces années. La solution devait ainsi répondre à plusieurs exigences (ISO 9001, ISO 13485, normes HAS, gestion des audits …) et à plusieurs types d’utilisateurs différents (services administratifs, plateformes de recherche, professionnels de santé, prestataires etc.). La demande concernait principalement la gestion électronique documentaire (GED), la déclaration des événements indésirables, et les fiches actions.
La solution doit permettre une utilisation simultanée par plusieurs services tout en offrant une gestion distincte par entité.
Quelles solutions ont été apportées par BlueKanGo ?
La Gestion Electronique Documentaire (GED)
La GED est un élément central du système de management de la qualité. Elle permet la centralisation électronique des documents. Au sein de la GED, il est possible de créer, stocker et gérer des documents de différents formats (PDF, Excel, etc.). La mise en place d’une GED se fait suivant plusieurs étapes : structuration de la bibliothèque, numérisation des documents papiers, classement des documents, pour une meilleure indexation. Elle est souvent intégrée dans une solution globale, avec un contrôle d’accès strictement réservé aux collaborateurs, voire parties prenantes (fournisseurs…). Les workflows contribuent à automatiser la gestion des documents, par exemple pour notifier par mail aux collaborateurs une modification d’un document.
Dans ce cas, le système de GED intégré au logiciel BlueKanGo a permis à chaque service (entité) d’accéder à sa propre plateforme. Ainsi, trois bases documentaires ont été créées et des managers ont été également désignés en interne pour leur gestion.
Grâce à l’outil BlueKanGo, il est possible :
- d’organiser les droits et les accès sur chaque plateforme, en fonction des profils d’utilisateurs ;
- de créer une arborescence documentaire, paramétrable par entité, où les collaborateurs ont la possibilité de créer de nouveaux documents ;
- de mettre en place un circuit de validation/diffusion des documents, notamment via des workflows et un système d’alerte dédié ;
- de disposer d’un système d’incrémentation automatique des versions, pour garantir une traçabilité optimale
La gestion des évènements indésirables
Concernant la fiche d’événement indésirable, BlueKanGo a déployé une application dédiée à sa déclaration. Les formulaires de déclaration sont entièrement numérisés, et peuvent être paramétrés directement par certains profils d’utilisateurs (administrateurs).
Des listes déroulantes et des cases à cocher sont intégrées pour faciliter la saisie des informations. N’importe quel utilisateur peut ainsi déclarer un événement indésirable directement depuis la plateforme.
Aussi, des statistiques sont automatiquement générées pour offrir une vue d’ensemble sur la totalité des déclarations. Chaque saisie dans le formulaire de déclaration peut être liée à des fiches actions, des pilotes, des processus, ou encore des analyses de risques.
Les fiches d’action
BlueKanGo a mis en place des fiches actions, afin que chaque utilisateur puisse déclarer une action (corrective, préventive, d’amélioration, etc.) via un formulaire dédié.
Comme pour la gestion des événements indésirables, ces formulaires sont paramétrables et entièrement numérisés
Un Plan d’Actions Global centralise l’ensemble des actions. Il est possible de filtrer les actions par provenance (non-conformités, audits, revues de direction, etc.).
Conclusion
L’optimisation de la gestion électronique documentaire grâce à l’outil BlueKanGo présente de nombreux avantages pour les établissements de santé. Le logiciel améliore l’efficacité opérationnelle en interne, tout en garantissant la productivité et la sécurité des données.
Les formations dispensées par BlueKanGo en interne ont permis aux gestionnaires de se familiariser avec cet outil, dans le but de devenir autonomes dans sa gestion.
En complément de ces applications, l’établissement de santé peut également explorer d’autres modules développés par BlueKanGo :
- la gestion des audits ;
- la gestion des revues de direction ;
- la gestion des indicateurs ;
- la gestion des risques.
La Gestion Documentaire avec BlueKanGo :
