Optimisation globale de la gestion fournisseurs et du référencement de produits alimentaires

Dans le secteur de la restauration, la qualité de service est prioritaire sur l’ensemble de la chaîne de production et d’approvisionnement. On parle de qualité interne (procédures adaptées, qualité de service...) et de qualité externe, notamment celle liée aux fournisseurs de matière première, de transformation, de conditionnement, d’emballage et de transport. La non-qualité interne doit donc être mesurée, suivi et corrigée en permanence.

Un acteur international de la restauration présent dans plus de 100 pays avec près d'une vingtaine de sites production nous a sollicité pour optimiser la gestion de ses fournisseurs et le référencement de ses produits agroalimentaires.

Chaque année, l'entreprise référence plusieurs centaines de nouveaux articles dans son système interne. Ces produits évoluent régulièrement au cours de leur cycle de vie (modifications logistiques, mises à jour qualité, évolutions réglementaires, etc.). Ce volume et cette complexité nécessitait une solution robuste, collaborative et totalement interfacée avec leur système d'information interne, utilisé pour le référencement, la logistique et la qualité.

Les enjeux : Standardiser et gagner en efficacité

L’organisation souhaitait sortir d’un fonctionnement reposant sur des fichiers Word et Excel, qui limitait la traçabilité des modifications, la standardisation des fiches produits et la maîtrise des données qualité. La priorité était donc de disposer d’une plateforme unique capable d’industrialiser et d’automatiser l’ensemble du processus de référencement, avec une cohérence renforcée sur tous les sites, en France comme à l’international.

Un autre enjeu majeur concernait la conformité réglementaire et la maîtrise qualité. L'entreprise applique des référentiels exigeants tels que IFS, BRC ou ISO 22000, et devait intégrer dans son système des données fiables et complètes : valeurs nutritionnelles, allergènes, informations packaging ou encore caractéristiques produit. L’outil devait également améliorer la collaboration entre les équipes achats, qualité et les fournisseurs afin de garantir un pilotage homogène et conforme aux obligations légales.

La fluidification des échanges avec le système d’information était également centrale, notamment pour synchroniser la création et la mise à jour des articles, récupérer automatiquement les données fournisseurs et alimenter les applications internes, y compris celles destinées au marketing. Enfin, le projet visait à remplacer certains outils existants, à consolider un référentiel unique et à gagner en efficacité opérationnelle, en accélérant les échanges entre les services et en réduisant les coûts liés à la multiplicité des solutions utilisées jusque‑là.

BlueKanGo garantit le suivi des articles et fournisseurs

BlueKanGo a été déployé et entièrement interfacé avec le système d’information grâce à des échanges quotidiens bidirectionnels. Les articles sont d’abord créés dans l’ERP interne, puis automatiquement importés dans BlueKanGo où une fiche logistique est générée et dupliquée dans le module Qualité. Les différents services complètent ensuite les informations nécessaires jusqu’à produire les cahiers de spécification interne. Ce fonctionnement synchronisé garantit la cohérence et l’actualisation des données dans l’ensemble du système d’information.

BlueKanGo assure la gestion centralisée du référencement produits, de l’annuaire fournisseurs, des fiches sites, des cahiers des charges, des critères d’évaluation ainsi que de l’ensemble des caractéristiques produit (dimensions, composition, dénominations commerciales, allergènes, etc.). L’outil propose deux espaces distincts, l’un dédié à la qualité et l’autre aux fournisseurs, ce qui facilite la navigation et la répartition des rôles.

Un module de scoring permet aux acheteurs d’alimenter les données nécessaires au calcul automatique de la performance fournisseurs. Le service qualité peut ainsi piloter son panel selon ces résultats et décider de maintenir, auditer ou déréférencer un fournisseur si nécessaire.

Enfin, grâce à l’intégration de Power BI, notre client bénéficie d’un pilotage avancé basé sur des indicateurs tels que le suivi du référencement, le statut des fiches produits, la performance fournisseurs ou encore la conformité qualité, renforçant ainsi la maîtrise globale du processus.

Les bénéfices : des données structurées et fiables

Grâce au logiciel QHSE BlueKanGo, l’entreprise standardise et fiabilise l’ensemble de son processus de référencement. Elle dispose de données structurées, mises à jour automatiquement et traçables. L’interfaçage avec l'ERP interne a fortement amélioré la réactivité, notamment lors de la création et de la modification des articles grâce aux échanges automatisés et au travail collaboratif entre services.

La solution a également renforcé la sécurisation et la conformité des informations qualité en intégrant les exigences réglementaires et en garantissant une meilleure maîtrise de la donnée produit. Le système de scoring a optimisé la gestion du panel fournisseurs grâce à un pilotage objectivé et dynamique. Par ailleurs, la digitalisation a permis de réduire les coûts en éliminant des outils redondants et en améliorant l’efficacité globale. Enfin, la plateforme, entièrement personnalisable, a été configurée pour s’adapter précisément au fonctionnement du client et à son écosystème interne, offrant ainsi une base solide et évolutive pour la suite.